Eine Zauberformel für die erfolgreiche digitale Transformation für Unternehmen existiert leider keine. Jedes Unternehmen hat einen anderen Reifegrad, weist kulturelle Besonderheiten auf und hat durch das Geschäftsmodell geprägte unterschiedliche Rahmenbedingungen. Damit Digitalisierungsprojekte aber nicht gleich von Beginn an zur Überforderung mit nur marginalem Nutzen führen, sondern das volle Potential ausgeschöpft werden kann, sollte man sich unserer Erfahrung nach an folgenden 10 Leitprinzipien orientieren.

1. Klarheit in Form einer Digitalisierungsstrategie

Wenn es in Bezug auf die erfolgreiche digitale Transformation in Unternehmen so etwas wie ein oberstes Gebot gibt, dann ist es: Klarheit. Klarheit über Sinn und Zweck des Unterfangens sowie den Zielzustand. Es ist entscheidend, dass das Management darüber anfangs eine gemeinsame Sicht findet. Ein uneiniges Management sind denkbar schlechte Botschafter und Katalysatoren für ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt. Eine Digitalisierungsstrategie ist auf Papier gebrachte Klarheit und Werkzeug für die Umsetzung. Egal ob eine Gesamtstrategie fürs Unternehmen oder für einzelne Bereiche – ohne besteht ein hohes Risiko zur Verzettelung und ressourcenintensiven Abstimmungen während der nachfolgenden Projekte.

2. Bewusstsein für das Ganzheitliche

Indem wir das Management anfänglich mit unbequemen Fragen löchern und uns auf die Suche nach den von Betriebsblindheit verdeckten Flecken machen, setzten wir ein Gedankenprozess in Gange. Wir versuchen ein Bewusstsein zu kultivieren, dass es in einem Digitalisierungsprojekt alle Unternehmensbereiche zu berücksichtigen gilt. Gemäss einer Studie der HWZ haben 75% der Schweizer KMU keine Gesamtstrategie in Sachen Digitalisierung und verpassen damit die Möglichkeit das volle Potential aus der Digitalisierung in ihrem Unternehmen zu schöpfen. Mit einer Digitalisierungsstrategie wird sichergestellt, dass alle Unternehmensbereiche auf ihr Potential hin durchleuchtet werden, anstatt punktuell losgelöste Massnahmen lanciert werden.

3. Saubere Bestandesaufnahme

Das Bauchgefühl ist ein schlechter Ratgeber auf dem Weg zu einem datengetriebenen, digitalen Unternehmen. Dokumentierte IST-Prozesse schaffen Objektivität und sind Startpunkt für jegliche Digitalisierungsvorhaben – denn auf Basis von ihnen wird überlegt, geplant und umgesetzt. Wie wir an die Informationen kommen? Mit Interviews, Workshops und Datenanalysen. Prozessmanagement und Digitalisierung gehen Hand in Hand. Daher sei jedem Unternehmen geraten, die noch kein Prozessmanagement haben: Ein Digitalisierungsprojekt ist der perfekte Anlass, um damit zu starten!

4. Potential ist nicht gleich Potential

Das Resultat der Bestandesaufnahme ist, dass viele identifizierte Bereiche mit Digitalisierungspotential auf dem Tisch liegen. Bei unserem letzten Kunden waren dies 56 an der Zahl. Nicht stemmbar für ein KMU mit 35 Mitarbeitern. Deshalb brauchts die Bewertung nach den folgenden Kriterien:

Wägt man diese beiden Parameter ab, ergibt sich daraus die Machbarkeit und Sinnhaftigkeit der einzelnen Massnahmen.

5. Ausreichend interne Ressourcen freiräumen

Gemäss einer Studie der FHNW geben 46% der KMU an, dass die grössten Barrieren der digitalen Transformation der hohe Zeitaufwand sowie andere Projekte, die eine höhere Priorität haben (35%), sind. Daher erfolgsentscheidend: Planung und genügend interne Ressourcen freiräumen. Die Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie hält meist ein ganzes Unternehmen auf Trab: auf der organisatorischen, kulturellen und technischen Ebene mit involvierten Personen aus praktisch jedem Bereich im Unternehmen. Dies bedingt, dass andere Projekte allenfalls zurückgestellt werden und involvierte Mitarbeiter eine Entlastung in ihrem Pensum erhalten, um dies für das Projekt einsetzten zu können. Eine übermässige Belastung der Mitarbeiter führt zu Ablehnung dem Wandel gegenüber und zu minderer Qualität. Beides negative Einflussfaktoren für ein Digitalisierungsprojekt.

6. Quick wins für Signalwirkung

Umsetzungseuphorie erleben wir oft. Aber Achtung: Ohne zeitliche Planung und damit Priorisierung der Aktivitäten münden die Bestrebungen oft in einer Überforderung und nicht selten im Stillstand eines Digitalisierungsprojekts. Bei der zeitlichen Abstimmung müssen Ressourcen (siehe Gebot Nr. 5) abgeglichen werden und taktisch lohnt es sich einige schnell und einfach realisierbare Massnahmen (Quick Wins) in die Anfangsphase zu setzen. Damit läuft man sich als Projektteam warm und erreicht Signalwirkung im Unternehmen, indem man den Mitarbeiter erste kleine Erfolge kommunizieren kann. Kurzum: Lieber realistische Babysteps, also überfordernde Mammutsschritte.

7. Nach innen gerichtete Hausaufgaben kommen vor dem Kundenerlebnis

57% der Unternehmen geben an, dass ihr strategischer Fokus in Sachen Wettbewerbsfähigkeit als erstes in der Verbesserung des digitalen Kundenerlebnis liegt. Der Wunsch nach neuen Produkten welche auf Kundenbedürfnisse ausgerichteten sind hören wir zu Beginn oft. Die Ziele und Treiber für Digitalisierung werden je nach Unternehmen und Geschäftsmodell teilweise stark unterschiedlich gewichtet. Je tiefer der digitale Reifegrad eines Unternehmens, desto stärker sollten jedoch zuerst die Hausaufgaben bei den internen Prozessen, den Daten und der technischen Integration der Systeme gemacht werden. Aus dem simplen Grund: Sie sind DIE Grundlage für die erfolgreiche Entwicklung von neuen Produkten / Services und auf Kunden ausgerichtete Prozesse.

8. Nachhaltige Strukturen

Dezidierte Stellen, die sich umfassend auf die digitale Transformation des Unternehmens konzentrieren, sind Mangelware. Nur 12% der Unternehmen haben einen Chief Digital Officer (CDO). Unabhängig davon, ob es einen solchen Verantwortlichen gibt oder nicht, sollten Unternehmen ihre Organisationsstrukturen anpassen. Denn Digitalisierungsvorhaben sind komplexe Projekte. Einem CIO wird es heute kaum mehr gelingen, diese allein zu stemmen. Zur Entwicklung und Steuerung digitaler Strategien und Massnahmen braucht es ein Kernteam und Projektgruppen. Weil die digitale Transformation kein Sprint sondern ein Marathon ist, muss zudem sichergestellt werden, dass dieses Team kontinuierlich am Thema dran bleibt und verantwortlich für die Weiterentwicklung ist.

9. Kultur zur Priorität Nr. 1 machen

Rund zwei Drittel der Unternehmen sehen die Abneigung der Mitarbeiter, ihre Arbeitsgewohnheiten zu ändern, als ein grosses Hindernis des digitalen Wandels. Jedoch nennen nur 14%  der Unternehmen die Verbesserung des Mitarbeiterengagements und die Befähigung der Mitarbeiter als ihre interne Priorität Nr. 1. Kulturelle Hürden abzubauen ist die Königsdisziplin in Sachen Digitalisierung. Sie benötigt Fingerspitzengefühl vom Management. Eine allgemeingültige Vorlage, die für jedes Unternehmen passt, gibt es keine. Aus unserer Erfahrung sind sowohl Kommunikation wie auch die Befähigung der Mitarbeiter die Schlüssel, um Ängste und Vorurteile abzubauen und eine Dynamik zu schaffen, damit Digitalisierung von den Mitarbeitern gelebt wird.

10. Aufbau eines datengetriebenen Mindsets

Wir sind der Meinung, dass Daten eine tragende Rolle in der Digitalisierung zu Gute kommt. Sie lassen sich an verschiedensten Stellen in Unternehmen sammeln, messen, analysieren um darauf aufbauend datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Ausserdem sind sie in Form von Informationseinheiten Basis jeglichen Digitalisierungsvorhabens. Ein grosses Potential durch verstärkte Wettbewerbsfähigkeit sehen 42% der Unternehmen im Data Driven Business. Um ein datengetriebenes Unternehmen werden zu können bedarf es der Verfügbarkeit der Daten, Spielregeln im Umgang mit diesen (Data Governance) sowie eine hohe Datenqualität. Eine Datenkompetenz baut man sich nicht von heut auf morgen auf. Auch dies ist ein kontinuierlicher Prozess der entsprechende organisatorische (z.B. Etablierung Kompetenzzentren), kulturelle (datengetriebenes Mindset) und strategische Änderungen (z.B. Datenstrategie) bedingt.

Unser Fazit

Das Wichtigste in Sachen Digitalisierug ist, dass man sich dazu entscheidet mit der Reise zu beginnen und kontinuierlich dran zu bleiben. Orientiert man sich auf der Reise an den beschriebenen 10 Erfolgsfaktoren, ist sichergestellt, dass das ganze Potential der Digitalisierung druchleuchtet wird. Mit dem aufgezeigten strukturierten Step-by-step Ansatz wird mit Fokus und Klarheit einer allzu raschen organisatorischen und kulturellen Überforderung entgegen gewirkt. 

Last but not least, soll das Thema (auch) Spass bereiten! Wenn das Management und die Mitarbeiter am selben Ziel festhalten und gemeinsam darauf hin arbeiten entsteht bei den ersten sichtbaren Erfolgen eine Dynamik der Begeisterung und das Bewusstsein für die Notwendigkeit des Themas. Dies ist der wichtige Nährboden für die erfolgreiche Umsetzung eines Digitalisierungsprojekts.

Banian begleitet dich auf deiner digitalen Reise. Durchgehend von der Strategie bis zur Umsetzung. Egal, wo dein Unternehmen steht, eruieren wir gemeinsam wie wir dich optimal unterstützen können.

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