Auch wenn du nicht selbst zu dieser Spezies Mitarbeiter gehörst, kommt dir der Prozess bestimmt dennoch bekannt vor: Periodisch erstellte Reports hängen von einzelnen Mitarbeitern ab. Fallen diese aus, wird’s mühsam. Bist du einer dieser besonders wichtigen Mitarbeiter, lass dir gesagt sein: Wir wollen dich nicht durch Systeme ersetzten, aber deine Arbeit vereinfachen, damit dir mehr Zeit für wirklich wertschöpfende Tätigkeiten bleibt. Mehr erkenntnisreiche Analysearbeit statt aufwändiges, manuelles Daten-zusammenführen – klingt das nicht verlockend? 

Zeitfressende, manuell aufwändige und von einzelnen Personen abhängige periodische Reports widersprechen der Idee von datengebtriebenen Unternehmen, die es verstehen die Vorteile der Digitalisierung u.a. mit modernen Technologien maximal zu Nutzen und Prozesse rund um Daten zu automatisieren.  

In unserem Blog erklären wir dir wie man mit Alteryx Datenprozesse komplett automatisiert und zeigen dir in einem Vergleich 7 Gründe, warum für Heavy-Excel User die Zeit gekommen ist, ihre Analysearbeit mit einem Tool zu unterstützen, dass ihre Arbeit nicht nur automatisiert, sondern auch wesentlich vereinfacht.  

1. Der Use Case: Periodische Excel-Reports in einem Handelsunternehmen 

Der im folgenden beschriebene Use Case dient der besseren Nachvollziehbarkeit, steht aber stellvertretend für Unternehmen und -bereiche in unterschiedlichen Branchen, wo viele periodische Reports erstellt werden. 

Unternehmen 

International tätiges Unternehmen mit Hauptsitz in der Schweiz und 3 Niederlassungen in Europa sowie jeweils einer in Asien und der USA. Tätig im Bereich Handel mit Produkten für die Bauwirtschaft, stellt aber selbst auch ein Gerät her und bietet ausserdem Serviceleistungen rund um verschiedene Geräte an. Hat in den letzten Jahren viele kleine Unternehmen aufgekauft und integriert diese nun laufend. 

Controlling 

Zentrales Controlling durch 5 Mitarbeiter am Hauptsitz. Neben ad-hoc Auswertungen erstellen die Mitarbeiter folgende periodische Reports:  

Daten 

Aufgrund der heterogenen, nicht integrierten Systemlandschaft steckt in den periodischen Reports viel manuelle Arbeit für die Datenaufbereitung. 

• Datenquellen: Die meisten Daten stammen aus dem unternehmensweiten ERP. Daneben haben aber einige der zugekauften Unternehmen, noch ihre eigenen Systeme. Die Daten kommen per Mail, werden im Sharepoint abgelegt oder werden direkt aus dem ERP exportiert. Zudem gibt es Daten aus weiteren Quellsystemen (Google Analytics, CRM etc.). 

• Dateiformate: Überwiegend Excel aber auch CSV, XML und proprietäre Dateiformate. 

• Daten zusammenführen: Manuelles Copy & Paste-Übertragen der Informationen in aggregierte Excel Datenblätter. Viele Auswertungen sind zudem mit SVERWEISEN etc. auf andere Quellen referenziert (z.B. Fremdwährungen).  

• Daten bereinigen: Die Daten müssen bereinigt werden (Löschen von Leerzeilen und ungültigen Werten etc.), die Dateiformate von XML in Excel umgewandelt werden usw. 

2. Problemstellung Reporting mit Excel 

In diesem Use Case stellen sich folgende Herausforderungen im Rahmen des Reports mit Excel: 

• Starke Abhängigkeit: Jeweils nur der fürs Reporting zuständige Mitarbeiter kann dieses durchführen. Dies ist bei Abwesenheiten problematisch, weil Stellvertretungen aufwendig sind (Know-how, Nachvollziehbarkeit Reports, Datenquellen, lokale Ablage). 

• Fehlende Transparenz: Datenset enthält komplexe Formeln. Diese wurden vom Vorgänger erstellt und können vom heute verantwortlichen Mitarbeiter nur schwer nachvollzogen werden. 

• Fehlende Automatisierung: Macros sind nicht benutzerfreundlich (Know-how nicht vorhanden) und nicht stabil (Änderung Pfade und Quellsysteme, jedes Excel-Update birgt Probleme). 

• Fehlende Möglichkeit Daten zu teilen: Dateien sind lokal gespeichert. Bei Abwesenheit des Mitarbeiters haben die Teamkollegen keinen Zugriff. Daten werden vorwiegend per Mail versandt. 

• Fehleranfälligkeit: Häufiges Troubleshooting weil Formeln wie SVERWEISE und Macros nicht mehr funktionieren. 

• Aufwändige, manuelle Datenaufbereitung: Zusammenführen von Daten und deren Bereinigung macht grossen Teil der Arbeit aus.  

• Schwache Performance und begrenzte Skalierbarkeit: Es werden grosse Datenmengen geladen oder darauf referenziert, obwohl nicht alle fürs Reporting gebraucht werden. Dies resultiert in langen Ladezeiten und Systemabstürzen. 

• Ad hoc Auswertungen: Jeder entwirft von Grund auf neue Auswertungen, weil nicht auf den Reports von anderen Mitarbeitern aufgebaut werden kann. Dies führt zu grossen Mehraufwänden und ist nicht skalierbar. 

• Wissensaufbau: Mitarbeiter machen unterschiedliche Reports. Durch eine fehlende zentrale Plattform / Ablage, kann nicht von der Arbeit der anderen profitiert werden (Verlust Effizienz und Wissensaufbau). 

3. Sieben Gründe warum Alteryx Excel vorzuziehen ist 

Nachfolgende zeigen wir wie die aufgezeigten Problemstellungen mit dem Einsatz von Alteryx einfach gelöst werden können. 

4. Kosten-/ Nutzenrechnung für die Einführung von Alteryx  

Für die Berechnung des Business Case sind wir von einem Mitarbeiter ausgegangen und haben den Fokus auf die Einsparungen durch Automatisierung von Prozessen und Datenverarbeitung gelegt.  

In der nachfolgenden Kosten-/ Nutzenrechnung sind die durchschnittlichen Aufwände pro periodischen Report von einem Mitarbeiter aufgeführt. Rechnet man mit einem durchschnittlichen Jahreslohn von CHF 100‘000 des Mitarbeiters ergibt dies jährliche Kosten aufgrund der Nichtautomatisierung der Reports von rund CHF 14‘600.  

Durch die Automatisierung der Datenprozesse mit Alteryx können rund 256 Arbeitsstunden eines Mitarbeiters anderweitig eingesetzt, sowie rund CHF 8'900 an Kosten eingespart werden. Die freiwerdende Arbeitskapazität kann für die Weiterentwicklung des Unternehmens eingesetzt und so neue Themen bearbeitet werden. 

Zudem können mit der Vielzahl von Möglichkeiten in Alteryx künftig Analysen gemacht werden, welche bislang aufgrund der fehlenden Möglichkeit nicht oder nur sehr umständlich möglich waren. Wie bspw. Geodaten-Analysen, Text Mining von PDFs, Predictive Analytics etc. 

Fazit

Die Automatisierung von Datenprozessen mit dem Alteryx macht bei wiederkehrenden Tätigkeiten mit Daten bereits bei sehr geringen Aufwänden Sinn. Einerseits durch die Kosteneinsparung, aber vor allem auch durch die neuen Möglichkeiten in der Bearbeitung von Daten. In Abteilungen wie bspw. das Controlling sind die Voraussetzungen schnell gegeben. Neben Standardreports können speziell auch bei ad-hoc Auswertungen Effizienzgewinne in der Datenaufbereitung und -analyse erreicht werden. Ausserdem befähigt Alteryx seine User zu Datenexperten und steigert damit die Analysekompetenz im Unternehmen.  

Möchtest du mehr über die Möglichkeiten erfahren und ob der Alteryx für deinen Anwendungsfall geeignet ist? Wir beraten dich gerne dabei.  

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